Vojto, účastníci SAMBA akcí tě znají jako odborníka na procesy a procesní řízení. Co podle tebe firmy, resp. majitele a manažery v této oblasti trápí a co hledají? A co si vlastně představuješ pod pojmem procesní řízení?

Všechny majitele určitě trápí peníze, tedy jak vydělat více peněz, ale nejsem si jist, že by je trápily procesy. Procesy jsou již pod rozlišovací schopností majitele, a tak by to i mělo být.

U managementu je stav vnímání obdobný, ale mělo by tomu být úplně jinak. Procesní řízení by mělo být hlavním nástrojem každého manažera. Tím se dostávám k druhé otázce, co to vlastně je procesní řízení. Procesní řízení je především o komunikaci a aktivním nastavování procesů všemi zúčastněnými. Procesní mapy, postupy a metodiky jsou Vám k ničemu, pokud nenastartujete komunikaci lidí, ideálně všech lidí na všech úrovních od managementu po vrátného. Musíte je zapojit nejen do plánování a příprav, ale i do samotné realizace změn a následného udržení, měření a vyhodnocení.

Jak velký je potenciál je pro zlepšení ve firmách a jak se mezi sebou různé firmy z hlediska úrovně procesního řízení liší?

Potenciál je obrovský, uvedu 2 příklady. Díky optimalizaci procesu zpracování dokladů z jízd jsme u jednoho klienta snížili čas na zpracování 1 dokladu z 10–20 minut na 1,5 minuty, tzn. přibližně 90% úspora času. Další příklad: díky správnému nastavení procesu zpracování objednávek a plánování výroby jsme zkrátili dodací lhůty z 3 týdnů až na 2,5 dne, tzn. zrychlení až 7x. První příklad měl návratnost cca do 1 roku, protože se jednalo o větší projekt centralizace dispečinku, druhý příklad byl o čistém zisku, protože se změna realizovala bez investic, pouze jsme nastavili správná pravidla a časovou souslednost jednotlivých kroků.

Jaké jsou aktuální trendy v procesním řízení. Co funguje a co nefunguje?

Asi bych to nenazýval trendem, ale spíš překážkou, se kterou se musí procesní řízení vyrovnat. Jde o stále se zrychlující prostředí. Procesy jsou obecně vnímány jako něco rigidního, stálého a neměnného. Opak je v dnešní době pravdou. Dnes je potřeba, aby procesy byly flexibilní, rychlé a rychle se měnící. To je výzva, se kterou se procesní řízení musí vyrovnat a jde to. Strašně důležitá je v tom míra volnosti procesů a její správné řízení. V současnosti např. pomáháme nastavit procesy v marketingové agentuře. Naším zadáním je dát strukturu a řád, ale zároveň zachovat flexibilitu a kreativní prostředí.

Co jsou překážky, se kterými se firmy a jejich majitelé musí vypořádat a jaké jsou předpoklady úspěšného zavádění procesního řízení?

Podle mě je to o chtění, tedy o uvědomění si potřeby řídit procesy. Ve většině firem, se kterými pracuji si lidé neuvědomují sílu procesního řízení, a proto mu taky ani nechtějí věnovat čas. Vždycky si vzpomenu na dřevorubce s tupou sekerou, který kácí a kácí, ale pomalu, protože si neudělá čas na ostření sekery.

Máš nějaké jednoduché doporučení, co mají firmy dělat, aby měly v procesech pořádek a staly se jejich konkurenční výhodou?

Těch rad je několik, asi bych shrnul následovně:

1. Věnujte se procesům, bavte se o nich pravidelně se všemi dotčenými.
2. Nehledejte v tom vědu, je to úplně jednoduché (ale vůbec ne snadné).
3. Na lidech vše stojí a padá.
4. Komunikace, komunikace, komunikace.
5. Snižuj svoji malost, velikost si tě najde. (Tomáš Baťa)

Máš pocit, že zavedení procesního řízení je otázka návratnosti nebo již nutnosti?

Rozhodně nutnosti. To, jak firmy uchopí svůj každodenní provoz, je otázkou přežití. Vždycky tomu tak bylo a vždycky taky bude. V tomto směru se mění jen perioda, se kterou musíme pracovat. Neustále se zkracující perioda.

Jak ovlivňují oblast řízení procesů technologické trendy?

Velice, v dnešní době to začíná být strašně viditelné, zejména s nástupem I4.0, kdy máme mnohem více dat k dispozici, máme lepší nástroje pro exekutivu, pro plánování a řízení procesů obecně. Procesní řízení bude čím dál tím jednodušší realizovat, otázkou zůstává, jak kdo který proces uchopí a nastaví.

V čem spočíval projekt zavádění procesního řízení, který tě za tvou kariéru nejvíce bavil?

Technologicky nejzajímavější byl určitě automatický sklad a RFID technologie. Nejvíce mě ale baví projekty, kdy člověk musí zpracovat lidi tak, aby sami aktivně přispívali k dění kolem sebe. Obvykle to bývají projekty s (re)implementací ERP systémů a nastavením procesů přes celou firmu.

Jsi pravidelným účastníkem SAMBA akcí. Jak se ti líbí akce SAMBA a co ti přináší?

SAMBA je pro mě ostrůvek odpočinku a duševní regenerace. Z každé akce odcházím s úsměvem na rtech a s vědomím, že jsou na světě stále fajn a inteligentní lidi.

Děkujeme za rozhovor!

Kontakt na Vojtu je:
Vojtěch Jukl
+420 734 680 465
vojtech@42consultants.cz

otázky: Jiří Slezák
foto: archív Vojtěcha Jukla